Secrétaire
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,...).
Référentiel
- Accueil des personnes (patients, usagers, familles,...)
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous/gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Accueil téléphonique (35050)
- Bureautique (35066)
- Classement et archivage (46385)
- Communication/relations interpersonnelles (15034)
- Droit hospitalier (43415)
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)
- Secrétariat (35054)
Formation
Statut et accès
Corps des adjoints administratifs hospitaliers
Catégorie C
Grades
- Adjoint administratif (11 échelons)
- Adjoint administratif principal de 2ème classe (12 échelons)
- Adjoint administratif principal de 1ère classe (10 échelons)
Inscription sur liste d'aptitude
Etablie dans chaque établissement par l’autorité investie du pouvoir de nomination et après sélection des candidats par une commission d’au minimum trois membres, dont un au moins est extérieur à l’établissement
Conditions
- Aucune condition de titres ou de diplômes
- Etre sélectionné par la commission après examen du dossier de candidature (lettre de candidature et CV) et audition publique
Détachement ou intégration directe
Possibilité d'intégration à tout moment dans le corps de détachement
Conditions
- Etre fonctionnaire dans un corps ou cadre d’emploi de la même catégorie et de niveau comparable, apprécié au regard des conditions de recrutement ou du niveau des fonctions
Dispositif PACTE (Parcours d'accès aux carrières de la fonction publique territoriale, hospitalière et d'Etat)
Quota : 20 % des postes ouverts
AU GRADE D’ADJOINT ADMINISTRATIF principal DE 2ème CLASSE
Inscription au tableau annuel d’avancement établi après une sélection par examen professionnel
CONDITIONS
- Avoir atteint le 4ème échelon
- Compter au moins 3 ans de services effectifs dans le grade
OU
Inscription au choix au tableau annuel d’avancement établi dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle
CONDITIONS
- Avoir atteint le 6ème échelon
- Compter au moins 5 ans de services effectifs dans le grade
OU
Combinaison des deux voies d'inscription
Au grade d'adjoint des cadres de classe normale
Inscription sur une liste d’aptitude établie dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle
CONDITIONS
- Justifier de 9 ans de services publics
OU
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 7 ans de services publics
Au grade d'adjoint des cadres hospitaliers de classe superieure
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 11 ans de services publics
AU GRADE D'ASSISTANT MÉDICO-ADMINISTRATIF DE CLASSE NORMALE
Inscription sur une liste d’aptitude établie dans chaque établissement par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l'expérience professionnelle
CONDITIONS
- Etre adjoint administratif hospitalier
- Justifier de 9 ans de services
OU
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 7 ans de services publics
AU GRADE D'ASSISTANT MÉDICO-ADMINISTRATIF DE CLASSE supérieure
Sélection par voie d'examen professionnel
Conditions
- Justifier de 11 ans de services publics
Exercice du métier
Prérequis
- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
spécificité
- Coordination secrétariats
Relations professionelles
- Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
- Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
- Usagers et fournisseurs pour transmission d'information
Structures
- Etablissement de soins (cliniques, hôpitaux)
- Association
- Cabinet juridique
- Collectivité territoriale
- Entreprise
- Entreprise publique/établissement public
- Etablissement scolaire
- Société de services
- Assistant(e) de direction
Mobilité
Passerelles dans la FPH
Passerelles dans les autres fonctions publiques
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